Lorsqu’un projet est terminé, il est important de procéder à un post-mortem. C’est en effet l’occasion d’évaluer ce qui a été bien fait, ce qui n’a pas été bien fait, l’effet sur les résultats et les recommandations d’amélioration dans la gestion des projets similaires et processus associés.
Domaines couverts par un post-mortem de projet
Un post-mortem typique comprendra les éléments suivants :
Résumé du projet / Objectifs
Un résumé bref mais succinct de ce que le projet visait à réaliser et des résultats souhaités. Ceci est important afin de donner un point de référence pour les recommandations, en particulier pour toute personne qui utilise l’étude comme une contribution à l’estimation et à la mise en place d’un projet similaire dans le futur.
Ressources du projet
Cela devrait inclure les rôles et les responsabilités du sponsor et de l’équipe de projet. Là encore, cela est utile pour comprendre les recommandations et pour définir rapidement les besoins en ressources pour des projets similaires.
Produits livrables
Description et résultats de toutes les prestations clés du projet. Cela permettra d’analyser, dans le cadre de l’examen, les raisons pour lesquelles certaines prestations se sont bien déroulées (afin que l’approche puisse être dupliquée) et les raisons pour lesquelles certaines ne se sont pas bien déroulées (afin que l’on puisse tirer des leçons des erreurs et ne pas les répéter).
Coûts
Détails complets des coûts du projet et de la performance du projet par rapport au budget. Tout dépassement doit être expliqué afin d’en comprendre la cause.
Avantages
Tous les détails des avantages et s’ils ont été obtenus. Explications sur les cas où ils n’ont pas été atteints.
Calendrier / Plan
Détails complets des performances par rapport au plan, en soulignant les points faibles de la planification (et les raisons) et les points clés qui n’ont pas été atteints en raison d’un glissement de périmètre, etc…
Application de la méthodologie
L’examen doit évaluer dans quelle mesure le projet a suivi la méthodologie définie. Les faiblesses dans l’application, les points sur lesquels la méthodologie peut être améliorée, etc…
Constatations et recommandations
La section la plus importante. Sur la base de l’examen, il y aura un certain nombre de conclusions et de recommandations d’importance variable. Celles-ci doivent être clairement saisies et acceptées par toutes les parties.
Ensuite, les conclusions doivent être distillées afin que les thèmes clés puissent être communiqués aux projets existants et nouveaux, de manière à éviter les erreurs. Si vous ne procédez pas à cette étape, il n’y a aucun intérêt à passer le temps nécessaire à la réalisation de l’examen post-mortem du projet.
Difficulté pour réaliser le post-mortem projet
Malheureusement, ces examens ne sont entrepris qu’une fois le projet terminé. Il n’est donc pas inhabituel que le sponsor ait déplacé son attention vers d’autres questions urgentes et que l’équipe projet ait été dissoute et affectée à d’autres projets ou, dans le cas des contractants, prestataires et des consultants, qu’elle se soit retirée de l’organisation.
Par conséquent, si le sponsor et les ressources ont changé et se concentrent sur une nouvelle activité, il peut être extrêmement difficile de mener et d’achever l’examen post-mortem.
Rôle du PMO dans un post-mortem de projet
L’examen post-mortem d’un projet est un domaine dans lequel le PMO joue un rôle très actif :
- Définir le processus de l’examen,
- Assurer la cohérence entre les examens,
- Calendrier des révisions,
- Veiller à ce que les examens aient lieu,
- Convenir des thèmes et des messages clés à communiquer,
- Tenir une base documentaire et un registre de tous les examens.
Conclusion
L’examen post-projet est un outil très puissant et très perspicace pour une organisation. Le PMO joue un rôle très important dans la gestion du processus et la création de valeur en améliorant la maturité de l’exécution du projet en réduisant la répétition de problèmes similaires.
